Wynajęcie powierzchni biurowej to jedna z najważniejszych decyzji, jakie musisz podjąć we własnej firmie. Będziesz tam spędzał znaczną część dnia. Tam wpadniesz na najbardziej rewolucyjne pomysły, przyjmiesz ważnych klientów i podpiszesz największe kontrakty. Dobre biuro to podstawa działalności.

Oto lista spraw, na które trzeba zwrócić uwagę przy poszukiwaniu powierzchni biurowych do wynajęcia:

1. Zrozumienie potrzeb. To pierwszy krok, który należy wykonać, zanim weźmie się za cokolwiek innego. Zastanów się czego potrzebuje Twoja firma. Czynniki do rozważenia to powierzchnia, możliwość rozbudowy, parking, lokalizacja, koszt i długość najmu, piętro. Minimalna powierzchnia na pracownika, to, według ustawy, 10 metrów kwadratowych (z komunikacją i salami konferencyjnymi). Jednak dla pełnego komfortu, zaleca się około 18 metrów. Jeśli chodzi o lokalizację, to warto wybra?? taką, z której jest blisko do klientów. Czasami warto też znaleźć siedzibę blisko restauracji i pubów, w których będziesz spotykać się z kontrahentami.

2. Odpowiedni budynek. Korzystając z listy ofert w Domoklik lub po prostu odwiedzając interesującą dla firmy okolicę, wybierz nieruchomość właściwą dla potrzeb.

3. Kontakt z zarządcą. Dowiedz się, jakie są stawki i warunki wynajęcia powierzchni w danym biurowcu. Zapytaj też o wszystko, co wyda Ci się istotne. Dowiedz się o miesięczny koszt wynajmu, kaucję, czas najmu, itd.

4. Wizyta w wybranym miejscu. Jeśli dany biurowiec nie ma przygotowanych Wirtualnych Wizyt,, musisz pofatygować się do niego osobiście. Oprócz odpowiedniej powierzchni, ważne jest też osobiste odczucie. Warto sprawdzić czy miejsce umożliwia korzystanie z kuchni lub pokoju przeznaczonego na przerwy. Istotna może okazać się recepcja i ochrona. Zwróć uwagę czy powierzchnia umożliwi dogodne rozstawienie mebli biurowych (biurka, szafki na dokumenty, etc.).

5. Poprawki. Zorientuj się czy powierzchnia wymaga ewentualnych napraw, zmian, udoskonaleń i porozmawiaj o nich z zarządcą. Biuro powinno być co najmniej gotowe do użytkowania (chyba, że ustalicie z zarządcą, że Twoja firma przystosuje je samodzielnie).

6. Partnerstwo. Dla oszczędności, rozważ dzielenie powierzchni biurowej z inną firmą lub partnerem. Jeśli znajdziesz przedsiębiorstwo lub organizację, z którą moglibyście koegzystować, może okazać się to dobrym sposobem na zdobycie profesjonalnego biura, bez wielkich opłat. Pamiętaj jednak, że partner może zrezygnować z najmu przed Tobą, zostawiając firmę z całym czynszem do opłacenia.

7. Biura all-inclusive. To idealne rozwiązania zwłaszcza dla niezależnych adwokatów, architektów, księgowych czy konsultantów. W jednej cenie, można uzyskać umeblowane biuro, wyposażone w połączenie internetowe, telefoniczne, recepcję, sale konferencyjne, usługi sekretarskie i porządkowe. Dodatkowo, wynajęcie takiego biura, doda biznesowi wrażenia profesjonalizmu.

8. Rozmowa z obecnymi najemcami. Pamiętaj, że jeśli zarządca nie będzie chciał ułatwić kontaktu ze swoimi klientami, coś może być nie w porządku.

9. Umowa. Przed podpisaniem, dokładnie zapoznaj się z umową. Dowiedz się jakie masz prawa i obowiązki związane z korzystaniem z części wspólnych. Sprawdź, co jest wliczone w czynsz (podatki, ubezpieczenie, naprawy i konserwacja, media?). Zwróć uwagę na szczegóły związane z kaucją (ile, kiedy, komu i warunki zwrotu). Istotne też będzie to, kto zapłaci za wszelkie ulepszenia i remonty przeprowadzane w budynku. Dowiedz się jakie są warunki podniesienia czynszu, czy są dodatkowe opłaty i prowizje oraz jakie są zasady i okres wypowiedzenia umowy. Warto w tym przypadku skorzystać z porady prawnika.

10. Oznaczenie. W zależności od rodzaju i wielkości firmy, możesz potrzebować odpowiedniego oznaczenia biura. Dowiedz się jakie są warunki wywieszenia odpowiednich szyldów, tablic, neonów lub banerów.

11. Dokumentacja. Jeśli zdecydujesz się na najem, będziesz musiał dostarczyć zarządcy nieruchomości odpowiednich dokumentów, obrazujących zaplecze i historię finansową firmy.

Korzystając z powyższych porad będziesz w stanie znaleźć biuro idealne dla potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.